1．文员进言是指什么?进言具有什么作用?方法和要求是什么?
参考答案：
(1)进言是指文员主动对上司提出意见、建议、批评或规劝；
(2)参谋作用；
(3)补缺作用；
(4)增进关系作用；
(5)适事。紧急的事，重要的事，上司需要知道的事；
(6)适时。考虑时机；
(7)适地。看场合；
(8)适度。要注意掌握分寸。
2．什么是文书的立卷特征?通常可以按照哪几种特征立卷?
参考答案：
(1) 文秘或档案人员把文书按照某些共同特征组合成案卷，称为“立卷特征”；
(2)按问题特征立卷；
(3)按作者特征立卷；
(4)按文种特征立卷；
(5)按时间特征立卷；
(6)按地区特征立卷；
(7)按通讯者特征立卷；
(8)在运用六个特征立卷时，需要运用两个或两个以上的特征组合每一个案卷。
3．来信受访的范围包括哪些?受理与处理的程序和基本要求是什么?
参考答案：
(1)受理的范围是：国家机关、主管部门或新闻单位转来的信件；职工、群众直接给机关、单位领导的信件。
(2)及时拆封。拆封时，不要损坏邮票、邮戳和其他书写内容的地方。对急信、要信，或有过激言语的来信，要处理及时，报告上司，还要以有效方式通告有关单位紧急处理。拆开后在装订时，信纸在前、信封在后，要一并装订。
(3)认真阅读。把握信中的主要内容，也可用颜色笔为领导标明信中的重点，或在信纸的空白处注明“参阅某卷宗’’或“可与前信印证”等。提供领导复信所需要的资料。
(4)逐项登记。用钢笔将写信人的姓名、职业、单位或住址、写信时间、收发日期、主要内容、要求、收信单位(人)以及承办后的情况、结果和立卷存档号等详细记载，便于统计、查找和催办。
(5)认真处理。处理信伺：应该按照“分级负责、归口办理”的原则，进行转办、交办或自办。
(6)及时复信。复信是取信于职工群众的有效措施，增加职工群众对组织的信任。复信可采取收信人(单位)复信，或承办人(单位)复信两种方式进行。
4．文员所作的口头报告的基本方法是怎样的，有什么要求?
参考答案：
(1)不要失去报告的适当时机。报告时机原则上最好是在完成被指示工作之时，但有时也要在尚未完成之时先作期中报告。有时因上司太忙，不妨预先约好时间。
(2)不要弄错报告对象及顺序。要直接向指示工作的人(上司)报告；
(3)报告的顺序基本上是先说结论，接着依照必要说明理由及经过，如：“结果是这样，理由有三个，一是……。”
（4）一定要简短、扼要、流畅；
(5)如报告过于复杂，应事先以5W2H的原则检查是否有遗漏；
(6)如果觉得仅仅以口头报告对方，对方不易明了，或者报告项目很多时，可以制作“报告备忘录”提出来。
5、文员利用提示系统提醒上司的工作，有哪些提示系统？具体做法是怎样的？
参考答案：
有电子提示系统和人工提示系统（2分）
电子提示系统的做法：在电脑中设置日程表、报警系统、一周计划以及其他提示事项，文员应该随着情况的变化不断编排和修改输入的信息。（3分）
人工提示系统的做法：设置基本办公日程表（1分）、固定活动日期一览表（1分）、使用提示性备忘录（1分）、准备约会表（1分）、准备特殊提示卡（1分）、准备交往文件（1分）。
6、提高会议效率可以有哪些做法？
参考答案：
遵循法律法规（1分）、合理确定会议目标（1分）、确定必要的与会者（1分）、减少会议数量（1分）、缩小会议规模（1分）、简化会议程序（1分）、缩短会议时间（2分）、控制会议经费（1分）、分析会议成本（1分）。
7.文员所作的完整的会议记录应该包括哪些事项？
参考答案：
（1）会议名称；
（2）会议记录人的姓名、盖章；
（3）时间（开始时间、结束时间）；
（4）会议地点；
（5）议题；
（6）主持人、主席；
（7）出席者名单；
（8）会议的经过情形及结论；
（9）相关的资料；
（10）下次会议预定日期。
8.办公室人员为了说服对方接受自己的看法应该怎么做，要领有哪些？
参考答案：
（1） 清楚地知道在所说的事项中，最想说什么，以逻辑分析自己的意向，并对目的、效果、重要性、关联性等，抓住重点；
（2） 说服时，要尽量具体客观，使对方产生了解的动机；
（3） 偶尔也需要引用某些权威人士、专家的意见，或者用图表、资料、经验谈等等；
（4） 要具体了解对方的立场和意向，先注意聆听对方所说的话，切勿以自己主观的方式进行谈话。要掌握对方不能了解的地方，努力加以说服；
（5） 主动发问，了解对方的想法，对方有关信息的种类和数量，以及背景如何等等；
（6） 以诚恳的态度为对方着想而发言，不要使用另对方反感的言词；
（7） 让对方打开心扉，使对方对自己的看法产生兴趣（让对方认同自己）；
（8） 不可伤害对方的自尊心。
9．什么是受意?受意有几种?办公室人员应怎样运用受意方法?
参考答案：
(1)受意是文员接受和领会上司意图。
(2)一种是直接受意，另一种是间接受意。
(3)文员要善于领会上司意图，按上司意图办事。但要防止把上司酝酿过程中的意图当作上司的授意，把上司的质疑、设问误认为上司的指示。要做到：备好记录本，记录下指示要点。注意倾听，用心判断指示的用意。必要时可以提问，直至明了意图为止，但不要打断谈话。如有不同意见，可以公开提出，但要言之有理，并要注意方式、态度。接受指示后，要不失时机地贯彻实施。
10．公文的完全格式包括哪几项?请写出这些项目。
参考答案：
(1)版头、发文字号、印刷顺序号。
(2)密级、紧急程度。
(3)签发人姓名。
(4)公文标题。
(5)主送机关。
(6)正文、附件。
(7)发文机关、成文日期、机关印章。
(8)注释、阅读(发送)范围。
(9)主题词。
(10)抄送单位、印发说明。
11.单位印章主要有哪些？印章的刻制和使用有哪些规定？
参考答案 :
(1)单位印章、套印章；
（2）钢印、领导人签名章、其他印章；
（3）刻制公章有两种情况；一种是由上级主管机关刻制颁发；
（4）另一种由法人代表申请，经主管部门批准，公安部门登记后由专门刻制厂刻制；
（5）公章一般由指定的文秘人员统一使用，其他印章也应专人专用；
（6）加盖公章，是哪一级的公章，须经哪一级的负责人批准，并审核签名；
（7）将盖用文件名称、编号、日期、签发人、领用人、盖章人等项详细登记；
（8）加盖印章必须做到用力均匀，使印章端正、完整，不歪斜、更不能颠倒；
（9）凡以单位名义发出的公文、信函等都必须加盖单位公章方能有效。
12.按照2000年《国务院行政机关公文处理办法》的规定，国务院规定的行政公文共有几类几种？
参考答案:
（1）命令（令）；
（2）决定；
（3）公告；通告；
（4）通知；通报；
（5）议案；
（6）报告；
（7）请示；
（8）批复；意见；
（9）函；
（10）会议纪要。
13.文员根据单位需要向外或向内发文,需要一系列程序即为发文处理过程。请说明这一系列过程。
参考答案：
（1） 拟稿；
（2） 核稿；是指以拟稿人员的上级负责人对初稿的审查和核实。
（3） 签发；是指机关领导人员对文稿的最后审定、签字发出。
（4） 编号；已经签发的文件，由文秘人员统一编排发文字号。
（5） 缮印；对已经签发的文件定稿进行誊清、复印或排版印刷。
（6） 校对；指将文件的誊写稿、打印稿或清样按定稿核对校正。
（7） 用印；是指在完成的文件上加盖机关印章。
（8） 登记；
（9） 分发。指对准备发出的文件进行分装和发送。
14.文员受上司指示，向对方要求约会时应注意哪些要点？决定时间地点时要注意什么？
参考答案：
（1）要获得上司的许可；
（2）如果用写信的方式，在等到对方收到信后，再怛大会给对方的文秘人员以确认；
（3（要正确告知对方赴约者的姓名、职务、目的、时间、地点、方式（早餐会、餐会等）、所需要的时间等等；
（4）约定好以后，一定要向上司汇报，并填写在日程安排计划表上。还应该准备约会所需要的文件资料。
（5）周一早上、周末、即将下班之前、午餐前后不要安排约会；
（6）对方的休息日、节假日或有特殊政治和宗教意义的日子不要安排约会；
（7）公司有重大活动的那一天不宜安排约会；
（8）地点选择对方比较方便的地方，还应考虑约会的礼仪规格、是否需要保密、是否需要就餐等因素。
15、什么是文员的挡驾方法？主要的挡驾法有哪几种？一般应怎样做？
参考答案：
文员的挡驾方法是指：对于上司不必要接见的来访者，不必要参加的邀请性活动，不想接听的电话，由文员出门阻挡或谢绝。文员没有必要把真正原因告诉对方，只需要礼貌地、委婉第达到阻挡或拒绝的目的即可。
主要的挡驾法有：
（1）电话挡驾。上司不愿接的电话，文员要告诉对方，暂时不能接或上司不在，将内容记下，转告上司。上司不能接的电话，要另约时间，或将内容转告。
（2）来访挡驾。先问清来由，判断有无必要引见给上司，或先作请示。
（3）会议、活动挡驾。对必必要的会议和活动，文员要替上司委婉地谢绝。
版权声明
声明：有的资源均来自网络转载，版权归原作者所有，如有侵犯到您的权益
请联系本站我们将配合处理！