1．麦格公司为了解新产品的科技含量和市场竞争力，以制定合适的价格打入市场，决定召开专家座谈会，对新产品进行评估，办公室人员应该如何准备和开好这次座谈会?
参考答案：
(1)座谈会邀请对象必须是新产品所在领域的专家和学者，能独立思考、有主见又敢于发表意见者；
(2)座谈会以小型为主，人数以七、／L人为宜；
(3)座谈会上，文秘人员应与主持人密切配合；
(4)主持人负责引导、组织，可不做记录；
(5)详细的记录应由文秘人员在不引人注目的座位上去做；
(6)座谈会的时间不必严格规定，可长可短；
(7)会场应准备些饮料、茶点，边吃边谈，可使气氛轻松。
2．科达公司召开中层干部扩大会议，参加人员为总经理、副总经理 各职能部门的正副经理、办公室正副主任和职工代表等，共46人，会议文秘人员和其他服务人员4人，会议时间为5小时。参加会议人员月平均工资为2400元，其他收入600元，假设一个月工作30天、一天工作8小时。会议后勤费用开支有：文件材料费200元，饮料费100元，因会议紧张安排午餐，餐费每人10元。请计算会议的成本。
参考答案：
(1)会议成本=2×3[(G+S)×T]n+后勤开支=6(G+S)T．n+后勤开支
(2)G-------参加会议人员的每小时人均工资数；每个人每小时平均工资为10元，(2400÷30÷8)
(3)S——参加会议人员每小时人均其他收入数；其他收入为2．5元。(600÷30÷8)
(4)T——参加会议人员人均到会时间为5小时；
(5)n——参加会议人数为50人(46+4)；
(6)后勤开支——等于支票开支、现金开支和实物开支的总和为800(200+100+10×50)
(7)会议成本一6×(10+2．5)×5×50+800
=18750一-800
=19550(元)
3．文秘人员经常要代替上司选择礼品，向他人赠送礼品，在处理这些事情应考虑什么，怎样做?
参考答案：
(1)在赠礼前必须搞清赠礼目的，如是为周年庆典、生日、结婚、荣升、乔迁，或是圣诞节、中秋节等；
(2)还要清楚赠礼对象身份、爱好、文化背景、性格习惯等；
(3)在日历上应该清楚地标明节日活动安排以引起上司的注意。时间如何取决于当地的购物环境。
(4)还应熟知以下规则：除非上司有特殊的要求，不必送太昂贵的礼物，只要用心为对方选择适当的礼物即可。
(5)要看对方的实际情况选择礼品，做到恰如其分，适合对方。
(6)赠送的礼物应去掉包装上的标价，并应请商店用精美包装纸重新包装一下。
(7)如果不是亲自送礼，应该在礼物的外包装上写上赠送者的姓名或附上名片、贺卡。
(8)文秘人员应准备一张节日礼物名单，上司可以在上面作一些增减，表示是否同意你提的建议或者提出一些其他的意见、以及标明价格范围。
(9)为了避免所送礼物的重复，文秘人员应该为所有接受上司礼物的人做一张卡片记录。
4．文秘人员在单独或随同上司旅行结束后，要做好哪些工作?
参考答案：
(1)整理好旅行过程中所有的单据、凭证，送上司审阅、签字后向财务部门报销，或者结算预支的出差费用。
(2)回到公司上班后，应将出差过程以及有关事务写出工作汇报。如果是与上司同行的，可根据上司的原始记录整理出报告，送上司过目或批准，然后存档备案。
(3)尽快恢复正常工作和生活状态，继续做旅行前未完的工作。
(4)把在出差时结识的有关人士、单位等情况做好记录，以便将来有用。
(5)对在旅行过程中给予帮助和照顾的有关部门和人员，分别去函或去电表示感谢。
5.文员应该为上司的商务旅行作许多准备工作，在准备国内国际旅行时要考虑哪些项目？履行哪些职责？
参考答案：（1）准备旅行计划和旅行信息，旅行计划表要说明出发和到达地点、是乘飞机还是汽车、火车或轮船，出发和到达的日期及时间、座位情况、旅馆情况。
（2）制定约会计划。约会计划表包括：城市名和省州名（如果是国外旅行，写明城市名和国家名），日期和时间，与上司约会的者的姓名、公司和地址，电话号码。
（3）为商务洽谈收集资料。
（4）觉决定旅行用品。把上司作商务两重性时需要带的用品列出清单。
（5）考虑行李问题。通过航空公司出版的两重性计划手册或旅行社代办人信息。为每件行李准备识别标签。
（6）安排差旅费。
（7）建立旅行——旅馆信息资料库。随时与旅行社联系，建立最新信息充实自己的资料库。
（8）办理旅行保险，如意外伤害保险等。
6.某公司成立三周年，准备举行大型宴会，办公室人员应该如何做好准备，要做哪些工作？
参考答案：
（1）客人的选择。缺点名单，再请上司核定。
（2）确定时间。如果是涉外宴请，宴请时间应按国际惯例，征询客人的意见，要避免选择对方的重大节假日。
（3）会场的选择。要考虑宴会的性质、客人的数目、交通是否方便、场地大小是否合适、菜式、有无停车场。
（4）拟订菜单。应符合对方的饮食习惯，从宾客的身份、宴请次数、目的等方面去考虑，至少要提供2份菜单，供上司挑选。
（5）寄法请柬。宴请需要发请柬，请柬上应写明邀请人姓名、宴请的目的、方式、时间、地点，着装要求、要求回函及其他说明等。请柬一般要提前一至二周发出。
（6）席次的排列。以社会地位与年龄作优先考虑来安排，在请柬上应注明席次号。席次的排列原则是：男女主人对坐桌椅的两端；男女宾客间隔而坐；夫妇分开坐；难主宾做在女主任的右边，女主宾坐在男主人的右边。主任方面的陪客，应插在客人中间坐，以便同客人接触。
7、总经理把保管单位公章和盖卬的任务交给了秘书小付，小付应该怎样做？
参考答案：
小付应把印章放在办公室装锁的抽屉或保险箱内，钥匙内，钥匙随身携带（2分）;每次用毕应将印章加锁存放，随印随锁（1分）；如因事外出，须经批准交他人代管。（2分）
加盖单位公章，须经总经理批准，并审核签名；（2分）并要将盖用文件名称、编号、日期、签发人、领用人、盖章人等项详细登记（2分）。加盖印章必须做到力均匀，使印章端正、完整（1分）。
8、某中外外资公司德方总经理来访，恰逢生日，上司要求文员小陈购买礼物赠送，小陈应如何办？要考虑哪些因素？
参考答案：
清楚德方总经理的爱好、文化背景、性格习惯等（2分）；征求上司意见或同意，在允许的钱款额度范围内选购礼物（2分）；比较合适的生日礼物是有中国特色的、总经理又比较喜欢的物品（2分）；赠送的礼物应去掉包装上的标价，并应请商店用精美包装纸重新包装一下（2分）；附上贺卡写上中国公司的名称，让上司亲自送给德方总经理（2分）。
9.文秘人员如何主持会议？应注意哪些细节？
参考答案：
（1）文秘人员如果在会议上要发言，应先把要讲的内容作一个完整结构的构思，简略记下发言的要点。
（2）会议上注意自己的表情和说话的语调，并控制发言的时间。
（3）对发言内容加以引导，提醒时间有限。
（4）在会上可分配工作任务，认真倾听其他人的意见，不要当众批评某个人。最后作总结，统一认识。
（5）要求与会者记笔记，自己做好笔记并把会议纪要的打印件放进文件夹，以作查证。
10．上海某企业欲与德国某企业合作，德国以品牌、技术人股，利用上海比较便宜的原材料和人工，共同生产国内紧缺的产品。德国代表团一行9人将于8月下旬来访，商议合作的具体事宜，办公室主任请小李作好准备。假如你是小李，你怎样设计这个接待方案?
参考答案：
（1）接受任务
（2）了解来宾
（3）制订计划
（4）预订食宿
（5）欢迎来宾
（6）商议日程
（7）礼节性拜访
（8）宴请
（9）正式会谈
（10）签订协议书
（11）陪同参观游览
（12）互赠礼品
（13）欢送来宾
（13）接待小结。
11．小李是刚到公司的文员，公司办公室内有各种文件柜，储物架、书报架，办公室主任给她配置了带锁的办公桌，电脑，电话机，还给了她新的文件架、文具用品盒．各种笔、胶水、剪刀、参考书、需要翻译的资料、公司印章，印盒、墨水，复印纸(2刀)，要求小李整理好办公桌，把东西分门别类放置在适当的位置。小李应该怎么做?
参考答案：
（1）电话放在办公桌左边，便于左手摘机，右手做记录，电脑放在右边，
（2）新文件夹放需要翻译的资料，在文件夹上贴上相应的标识条：
（3）各种笔、胶水、剪刀、印盒等文具分门别类放在文具用品盒内，参考书应该放在桌
子上面或伸手可以拿得到的抽屉里。
（4）公司印章放人办公桌带锁的抽屉内。
（5）墨水放置在储物架底层，复印纸放在下面几层。
12．安徽某企业欲与上海某企业合作，上海以品牌、技术人股，利用安徽比较便宜的原材料和人工，共同生产国内紧缺的产品。上海代表团一行10人将于8月下旬来访，商议合作的具体事宜，办公室主任请小李作好准备。假如你是小李，你怎样设计这个接待方案?
参考答案：
(1)接受任务；
(2)了解来宾；
(3)制订计划；
(4)预订食宿；
(5)迎接来宾；
(6)商议日程；
(7)安排会谈；
(8)陪同参观；
(9)送别客人；
(10)接待小结。
13．某公司成立不久，业务就非常繁忙，电话不断，上司要求文员小胡设计一个电话记录单。小胡应该怎样设计？
参考答案：
（见书本P46页：电话记录单）
14.康桥宾馆位于本市南京西路４５号，是个中型宾馆，有会议室、餐饮、停车场等，某企业准备在11月15日上午9：00至12：00召开全厂中层干部大会，讨论第二年的产品发展和销售计划，地点就在康桥宾馆的12楼会议室。这次会议由总经理办公室负责安排。办公室主任让小付拟一个会议通知。他应该考虑哪些问题？
参考答案 :
（1）会议的名称：
（2）出席会议者的姓名或组织、部门的名称；
（3）日期、时间（开始到结束的预定时刻）；
（4）地点：（具体在几楼几号会议室）；
（5）议题（或者议事日程）；
（6）主办者的联络处，电话号码等；
（7）开会所在地，建筑物名称、几楼、电话号码（必要时可附上地图）；
（8）注意事项、是否备有餐点、有否停车场，或当天应备的资料等。
15.某个下雨天，在利达公司召开的新产品推介会结束了。公司的大型会议室有各种会议用品，室外有接待处，公司还租了汽车接送来宾，为圆满结束这次会议，办公室人员在会后应该做些什么工作？
参考答案:
（1）要替搭车回去的人安排车子；
（2）在接待处暂时代为保管的衣物，不要遗失或被人错领、冒领；
（3）有留话时，切记务必传达；
（4）检查会场有无物品遗漏；
（5）要为参加会议的人员送行；
（6）文秘人员离去前。要检查烟灰缸、字纸篓有无易燃的东西，如有，则必须加以熄灭；
（7）桌、椅早先若和移动，必须还原，洗涤烟灰缸、茶具等，如有，则必须加以熄灭（8）携带进会场的资料和会议用品要记得带回；
（9）关紧门窗并上锁；
（10）通知会场的管理单位，会议已经结束。
16、所谓“有问题”的来访者一般式怎样的？文员应如何应对？
参考答案:
（1）固执任性的来访者。死搅蛮缠、出言不逊，文员应毫不妥协（但要注意礼貌）地反复进行解释并提出建议。坚持说你没有权利更改规章制度。可保证：如果对方写信给上司，上司一定会看到这封信。
（2）进行威胁的来访者。悄悄地告诉老板，打电话给保安部门，不要与蛮横无理、可能带来危险的来访者直接冲突。
（3）情绪激动的来访者。如果来访者是男生，女文员应招男的帮忙；如果是女生，女文员可能会使她平静下来；如果不行，招一个成熟的女同事来帮忙。
（4）骗人的老手。他们介绍的产品或服务价格低得离谱；公司经营时间不长；个人或公司没有通信地址，或电话号码有疑问。文员要仔细辨认，保护上司和公司的利益。
17、文秘人员要经常代替上司选择礼品，向他人赠送礼品，在处理这些事情应考虑什么，怎样做？
参考答案:
（1）在赠礼前必须搞清楚赠礼目的，如是为周年庆典、生日、结婚、荣升、乔迁，或
是圣诞节、中秋节等；还要清楚赠礼对象身份、爱好、文化背景、性格习惯等。
（2）在日历上应清楚地标明节日活动安排以引起上司的注意。时间如何取决于当地的
购物环境。
（3）还应熟知以下规则：除非上司有特殊的要求，不必送太昂贵的礼物，只要用心为
对方选择适当的礼物即可；要看对方的实际情况选择礼品，做到恰如其分，适合对方；赠送的礼物应去掉包装上的标价，并应请商店以哦那个精美包装纸重新包装一下；如果不是亲自送礼，应该在礼物的外包装上写上赠送者的姓名或附上名片、贺卡。
（4）文秘人员应准备一张节日礼物名单，上司可以在上面作一些增减，表示是否同意你提出的建议或者提出一些其他的意见、以及标明价格范围。
（5）为了避免所送礼物的重复， 文秘人员为所有接受上司礼物的人做一张卡片记录。
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